確定申告・年末調整・社会保険の算定基礎届など、士業事務所は業務の種類によって繁忙期が明確に決まっています。「繁忙期だから仕方ない」という運用のまま残業を続けると、労働基準法の上限を超えるリスクがあります。 この記事では、36協定の確認事項と、時間外労働の上限、繁忙期の労働時間を減らすための段取りを整理します。

1. まず36協定を確認する

法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて残業させるには、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者との書面協定（36協定）を締結し、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります（労働基準法第36条第1項）。

協定書には、次のような事項を定めます（同条第2項）。

  • 対象となる労働者の範囲
  • 対象期間（1年間に限る）
  • 時間外労働・休日労働をさせることができる場合
  • 1日・1か月・1年のそれぞれについて延長できる時間、または休日労働させることができる日数

協定の中身を確認せずに「うちは36協定を結んでいるから大丈夫」と思い込んでいる事務所は少なくありません。 繁忙期の実態に対応できる延長時間・休日労働の日数が定められているか、対象期間内かを毎年確認します。

2. 時間外労働の上限規制

原則の限度時間

36協定で延長できる時間の限度は、原則として月45時間・年360時間です（労働基準法第36条第4項）。

特別条項を付ける場合

確定申告期など、通常予見できない業務量の大幅な増加が臨時的に生じる場合に限り、特別条項付きの36協定を結べば、原則の限度時間を超える時間を定めることができます（同条第5項）。ただし、特別条項を付けても、次の上限は超えられません。

上限の種類内容
年間の上限時間外労働が年720時間以内（休日労働を含まない）
単月の上限時間外労働と休日労働の合計が、月100時間未満
複数月平均の上限2〜6か月の平均で、時間外労働と休日労働の合計が月80時間以内
月45時間を超えられる回数年6回まで

（労働基準法第36条第5項・第6項）

これらは特別条項があっても超えられない絶対的な上限です。繁忙期が複数月にまたがる士業事務所では、単月の上限だけでなく、複数月平均80時間以内の要件に注意が必要です。確定申告期の前後数か月にわたって残業が続くと、単月では100時間未満でも、平均で80時間を超えることがあります。

3. 繁忙期の労働時間を管理する手順

  1. 過去の繁忙期の実績を月別に把握する：直近数年分の月別の総労働時間・残業時間を職員ごとに確認する
  2. 36協定の延長時間と照らし合わせる：実績が協定の上限に近づいている、または超えている月が無いかを確認する
  3. 業務が集中する要因を洗い出す：申告期限の集中、顧問先からの資料提出の遅れ、事務所内の作業手順のボトルネックなどを整理する
  4. 平準化・分担・効率化の打ち手を検討する：顧問先への早期の資料提出の依頼、業務の分担、記帳代行や書類作成のIT化・外部委託などを組み合わせる
  5. 上限に近づく職員を早期に把握する：月の途中で労働時間を集計し、上限に近づいている職員がいれば、早めに業務を再配分する

4. 小規模な事務所での考え方

職員数が少ない事務所ほど、繁忙期に特定の職員へ業務が集中しやすく、36協定の上限管理も難しくなりがちです。人数を急に増やせない場合でも、次のような対応が考えられます。

  • 業務の一部を外部の記帳代行・書類作成サービスに委託する：繁忙期だけの一時的な委託でも、事務所内の作業量を減らせます
  • 顧問先ごとに繁忙期の負荷を事前にならす：資料の提出期限を顧問先ごとに分散させ、特定の週に依頼が集中しないようにする
  • 所長自身の業務量も管理の対象にする：所長やパートナーは労働時間管理の対象外になりがちですが、繁忙期の負荷が特定の人に偏っていないか、事務所全体で確認します
  • 時期の異なる業務を組み合わせて年間の負荷を平準化する：確定申告・年末調整・社会保険の手続きなど、繁忙期が異なる業務を組み合わせて受任することで、特定の月への集中を緩和できる場合があります

上限規制を守ること自体を目的にするのではなく、繁忙期の負荷を事務所全体でどう分散させるかという観点で、年間を通じた業務量の平準化を検討することが、結果的に上限規制を守ることにもつながります。

5. 落とし穴

  • 36協定を結んでいるが、内容を確認していない：協定書に定めた延長時間の上限を、事務所全体が把握していないことがあります
  • 単月の上限だけを見て、複数月平均を見ていない：確定申告期の前後にまたがる長時間労働が、平均80時間の上限に触れることがあります
  • 繁忙期の対応を毎年その場しのぎで乗り切っている：前年の実績を振り返らないと、同じ問題が翌年も繰り返されます
  • 上限を超えそうになってから対応を検討する：業務の分担や外部委託は準備に時間がかかるため、繁忙期に入る前から検討します

6. まとめ

  • 残業には36協定の締結・届出が必要（労働基準法第36条第1項）。協定書の延長時間の上限を毎年確認する
  • 原則の限度時間は月45時間・年360時間（同条第4項）
  • 特別条項付きでも、年720時間以内・単月100時間未満・複数月平均80時間以内・月45時間超は年6回までという上限がある（同条第5項・第6項）
  • 過去の実績を月別に把握し、業務が集中する要因を洗い出したうえで、繁忙期に入る前から平準化・分担・効率化を準備する

参考資料