顧問契約書に業務の範囲を曖昧に書いてしまうと、追加の業務を頼まれたときに、無償で対応すべきかどうかの境界が定まりません。 境界が定まらないまま対応を続けると、事務所側の負担だけが増えていきます。この記事では、業務の範囲、報酬の決め方、契約期間と解約の条件を、顧問契約書にどう書くかを整理します。
顧問契約書に入れるべき項目
顧問契約書には、次の項目を入れます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業務の範囲 | 通常の業務として行う内容と、含まれない内容 |
| 報酬 | 顧問料の金額、支払方法、支払期日 |
| 契約期間 | 契約の開始日と期間 |
| 更新 | 自動更新するか、更新時に協議するか |
| 解約 | 解約の通知方法と期限 |
| 追加業務の扱い | 通常の業務範囲を超える依頼への対応方法 |
| 資料の受け渡し | 資料の提出方法、返却の方法 |
これらが契約書に明記されていないと、口頭でのやり取りだけが根拠になり、後で認識のずれが起きたときに、どちらの理解が正しいかを判断する材料がなくなります。開業して間もない時期は、既存のひな形をそのまま使い回すことも多いですが、顧問先の業種や規模が広がるにつれて、ひな形と実際の業務内容がずれてくることがあります。契約更新のタイミングで、ひな形自体を見直す機会を作っておくとよいでしょう。
業務の範囲：「何を行わないか」も書く
業務の範囲は、「何を行うか」だけでなく「何を行わないか」も書くと、認識のずれを防ぎやすくなります。
- 通常の業務範囲に含む内容（月次の対応、定型的な相談、年次の申告・届出など）を具体的に列挙する
- それ以外の対応（個別の調査、特殊な案件、行政対応の代理、臨時の相談など）は、別途契約や見積りの対象であることを明記する
- 「一般的な相談は範囲内、個別の詳細な調査を要する相談は範囲外」など、判断の基準になる考え方を示しておく
業務の範囲を具体的に列挙しておくことで、追加の依頼があったときに、契約書を根拠に「この業務は追加料金の対象です」と説明しやすくなります。範囲を曖昧にしたまま「顧問料の範囲内でお願いします」と言われると、断る根拠が弱くなり、無償対応が積み重なっていきます。
業務範囲の一覧は、契約書の本文ではなく別紙にまとめておくと、業務内容の変更があったときに、契約書自体を作り直さずに別紙だけを更新できます。顧問先ごとに範囲が少しずつ異なる場合も、別紙形式のほうが管理しやすくなります。
報酬の決め方
報酬については、次の点を明記します。
- 顧問料の金額（月額、または年額）
- 支払方法（振込、口座振替など）と支払期日
- 顧問料に含まれる業務量の目安（対応する回数や範囲の上限がある場合）
- 顧問料の見直しのタイミング（契約更新時に協議する、など）
顧問先の事業規模が拡大し、業務量が当初の想定より増えている場合、顧問料の見直しを契約更新時に協議できるようにしておくと、報酬と業務量のバランスを保ちやすくなります。逆に、当初の想定より業務量が少ない顧問先についても、契約時に決めた顧問料が実態に合っているかを、更新のたびに見直す機会にしてください。
契約期間と解約の条件
契約期間と解約については、次の点を明記します。
- 契約期間：開始日と期間（1年間など）
- 更新の方法：自動更新するか、期間満了時に双方で協議するか
- 解約の通知方法と期限：どちらか一方からの通知で解約できる旨と、通知の期限（解約日の1か月前まで、など）
- 解約時の未了業務の扱い：年度の途中で解約された場合、着手済みの業務をどう扱うか
- 解約時点までの報酬の精算方法：月の途中で解約された場合の報酬の計算方法
解約の通知期限を定めておかないと、急な解約の申し出があったときに、引継ぎの準備期間が確保できません。年度の途中で解約された場合の未了業務の扱いを事前に決めておくことも、トラブルを防ぐうえで重要です。
特に、決算・確定申告の作業に着手した後で解約の申し出があった場合、どこまでの範囲を事務所が担当し、残りをどう引き継ぐかは、揉めやすい論点です。契約書に「作業に着手した業務は、原則として完了まで責任を持つ」といった基本的な考え方を記載しておくと、個別の交渉に頼らずに方向性を示せます。
実行時につまずきやすいところ
業務の範囲を「顧問業務一式」のようにまとめて書く。 範囲が具体的でないと、追加業務が発生したときに、追加料金を求める根拠が弱くなります。
解約の通知期限を定めていない。 期限が無いと、突然の解約でも事務所側が対応する準備期間を確保できません。
契約書と実際の運用がずれたまま放置する。 契約書に書かれていない業務を、慣習的に無償で行い続けていると、契約更新時にその内容を変更しにくくなります。定期的に契約書と実際の対応内容を見比べ、ずれがあれば次回の更新で反映してください。
まとめ
- 顧問契約書には、業務の範囲、報酬、契約期間、更新、解約、追加業務の扱い、資料の受け渡しを明記する
- 業務の範囲は「何を行うか」だけでなく「何を行わないか」も書くと、認識のずれを防ぎやすい
- 追加業務の扱いを明記しておくと、無償対応が積み重なることを防げる
- 解約の通知期限と、解約時の未了業務・報酬の精算方法を明記しておく
顧問先ごとの期限や進行状況の管理は「申告・届出の期限管理表の作り方｜顧問先ごとの期限を漏らさない」で解説しています。
