補助金は、採択されたら入金されるわけではありません。交付決定のあとに事業を実施し、実績報告を出して交付額が確定してから、精算払いで入金されます。そして、証拠書類がそろわない経費は補助の対象になりません。採択まで支えた事業者が、実績報告で書類がそろわずに補助金が減る、あるいは入金まで資金が持たない、というのは、申請の支援で最も避けたい結末です。

実績報告の支援のコツは、事業が終わってから書類を集めるのではなく、交付決定の直後から、発注・納品・支払いのたびに証拠書類をそろえていくことです。以下、ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金（以下「ものづくり補助金」）の第23次公募要領（2026年2月6日）をもとに、交付決定から入金までの流れ、実績報告の期限、証拠書類の整え方、入金までの資金繰り、事業化状況報告、落とし穴、事務所で測る数字の順に整理します。申請の支援の全体は補助金の申請支援の進め方の記事で扱っています。

1. 交付決定から入金までの流れ

第23次公募要領の補助事業の流れのうち、採択のあとは次の順に進みます。

段階事業者がすること公募要領の決まり（要旨）
交付申請見積書などをそろえて交付申請原則として採択発表日から遅くとも 2 か月以内
交付決定交付決定の通知を受ける交付決定日より前に発注・契約・購入した経費は、いかなる理由があっても対象外
補助事業の実施発注・納品・支払い支払いは補助事業者自らの名義の銀行振込の実績で確認
実績報告実施内容と経費を報告完了から 30 日を経過した日と補助事業実施期間の終了日のいずれか早い日まで
確定検査・額の確定検査を受ける補助対象物件や帳簿類の現地確認ができないものは対象外
請求・支払い補助金を請求し、入金を受ける額の確定後の精算払い
事業化状況報告毎年度、事業化の状況を報告完了した年度の終了後 5 年間、毎年度終了後 60 日以内

補助事業実施期間の終わりまでに交付申請と実績報告がされていない場合は、採択取消しまたは交付決定取消しとされています。採択は途中の段階にすぎません。

2. 実績報告の期限を最初に決める

第23次公募要領は、補助事業を完了した日から起算して 30 日を経過した日と、補助事業実施期間の終了日の、いずれか早い日までに補助事業実績報告書を出すよう定めています。

この「いずれか早い日」が見落とされやすいところです。たとえば、補助事業実施期間の終了日の 1 週間前に最後の支払いを終えた場合、期限は 30 日後ではなく、1 週間後の実施期間の終了日になります。最後の支払いの予定日と、実施期間の終了日を、交付決定の直後に事業者と一緒に書き出して、実績報告の期限を先に決めておきます。

3. 証拠書類を事業期間中にそろえる

経費ごとに 1 列でそろえる

実績報告で確かめられるのは、その経費が、補助事業のために、補助事業実施期間内に、正しい手順で発注され、支払われたかです。一般には、経費ごとに次の書類が 1 列にそろっている必要があります。

書類何を示すかそろえる時期
見積書発注先の選定と価格の妥当性交付申請のとき
発注書・契約書交付決定日より後に発注・契約したこと発注のとき
納品書・検収の記録物やサービスを受け取ったこと納品のとき
請求書支払う金額請求を受けたとき
振込の記録自社名義の銀行振込で支払ったこと支払いのとき
写真・成果物設備が設置され、事業に使われていること設置・完成のとき

求められる書類と書き方は、制度と公募回ごとに違います。交付決定のあとに事務局が出す手引きや交付規程で、その回の証拠書類の一覧を確かめ、この表の形に置き換えて事業者に渡します。

公募要領の決まりで、書類が無効になる場面

第23次公募要領には、書類がそろっていても補助の対象にならない決まりがあります。

  • 交付決定日より前の発注・契約・購入：いかなる理由があっても対象外です。発注書・契約書の日付が交付決定日より後であることを、発注のたびに確かめます
  • 自社名義の銀行振込でない支払い：原則として現金払いとクレジットカード払いは不可で、振込を別の業者に任せるサービスを使った支払いや手形払いなど、実績を確認できないものは一切認めないとされています。やむをえず少額を現金やクレジットカードで払う場合は、事前に事務局に相談するよう求めています
  • 見積もりの不足：交付申請の際に、発注先の選定の妥当性を示す見積書が必要で、単価 50 万円（税抜）以上の物件等は原則 2 者以上から同一条件で見積もりをとるとされています。2 者以上からとることが難しい場合は、理由書が必要です
  • 現地確認ができない物件：確定検査で、補助対象物件や帳簿類の現地確認ができないものは対象外です

事務所の関わり方

事務所の強みは、顧問先の帳簿と振込の記録を日ごろから見ていることです。次の形で関わると、書類の抜けを事業期間中に見つけられます。

  1. 交付決定の直後：経費ごとの一覧（上の表）を作り、発注の予定日・支払いの予定日を書き込む
  2. 発注・支払いのたび：月次の打ち合わせで、その月の補助事業の経費の書類が 1 列にそろっているかを確かめる
  3. 最後の支払いの後：一覧に空欄が無いかを確かめ、実績報告書の作成に進む

実績報告書そのものは、事業者が自分で作って出します。書類の作成を報酬を得て引き受けられるかは資格によって違うので、補助金と助成金の申請支援の業際の記事で確かめてください。

4. 入金までの資金繰りを確かめる

立て替えの期間

補助金は、実績報告を出して交付額が確定したあとの精算払いです。発注から入金まで、事業者は経費の全額を自分で立て替えて支払います。第23次公募要領では、補助事業実施期間は交付決定日から 10 か月（採択発表日から 12 か月後の日まで）とされており、立て替えの期間は長くなります。

交付決定の段階で、次の点を事業者と一緒に確かめます。

  • 経費の全額を、どの資金で支払うか（手元の資金・借入れ）
  • 借入れを使う場合、いつまでに実行されるか
  • 最後の支払いから入金までの期間を、手元の資金で乗り切れるか

補助金は課税の対象

第23次公募要領は、補助金は支払いを受けた事業年度における収入として計上するもので、法人税等の課税対象になるとしています。入金する事業年度の利益が増えるので、入金の時期と決算月の関係を確かめ、税金の見込みを事業者に伝えます。

固定資産の取得に充てるための国庫補助金等には、法人税法第42条の圧縮記帳の定めがあり、要件を満たせば、交付を受けた国庫補助金等の額の範囲内で固定資産の帳簿価額を損金経理により減額できます。適用できるかどうかと処理の方法は、税理士が確かめます。

取得した財産の処分の制限

第23次公募要領は、取得財産のうち単価 50 万円（税抜き）以上の機械等の財産などを処分制限財産とし、処分制限期間内に処分（目的外の使用・譲渡・担保に供することなど）しようとするときは、事前の承認を受けなければならないとしています。承認を得て処分する場合は、補助金の返納が求められます。入金のあとも、設備の売却や担保の設定の前に、この決まりを確かめます。

5. 事業化状況報告まで見通す

入金で終わりではありません。第23次公募要領は、補助事業の完了した日の属する会計年度（国の会計年度の 4 月〜3 月）の終了後 5 年間、毎会計年度終了後 60 日以内に、事業化状況・知的財産権等報告書で事業化の状況を報告するよう求めています。報告しなかった場合や虚偽の報告があった場合は、補助金の返還を求めることがあるとされています。事業所内最低賃金の確認のため、賃金台帳の提出も求められます。

また、補助事業の経理について、収支の事実を明確にした証拠書類を整理し、交付年度の終了後 5 年間保存しなければなりません。会計検査院や事務局が、事業の実施中にも終了後にも、抜き打ちで実地検査に入ることがあるとされています。

事業化状況報告では、申請時に設定した付加価値額・給与支給総額・事業所内最低賃金の目標の達成状況を報告します。毎年度の決算のあとに、報告に使う数字を事務所で集計しておくと、事業者が 60 日以内に報告を出しやすくなります。目標の立て方は事業計画書の作成支援の記事で扱っています。

6. 落とし穴

  • 完了してから書類を集める：実績報告の期限は、完了から 30 日と実施期間の終了日の早いほうです。事業期間中にそろえておかないと間に合いません
  • 交付決定の前に発注する：いかなる理由があっても対象外です。「採択されたから」と発注を急がせないようにします
  • クレジットカードや現金で払う：原則として認められません。取引先が振込に応じるかを、発注の前に確かめます
  • 見積もりを 1 者だけからとる：単価 50 万円（税抜）以上は原則 2 者以上です。申請の準備の段階で複数の見積書をとっておくと、採択後に進めやすくなります
  • 入金の時期を資金繰りに入れない：精算払いなので、最後の支払いから入金まで資金が必要です
  • 入金で支援を終える：事業化状況報告は 5 年続き、報告しないと返還を求められることがあります。証拠書類の保存も 5 年です

7. 事務所で数えて、半年ごとに測り直す

実績報告の支援を事務所の決まりにしたら、支援した案件ごとに次の 3 つを数えます。

数えるもの数え方
書類の抜け最後の支払いの時点で、経費の一覧に空欄が何か所あったか
実績報告の余裕実績報告を出した日が、期限の何日前だったか
対象外になった経費確定検査で対象外とされた経費の件数と、その理由

半年後に同じ数え方で測り直し、最後の支払いの時点の空欄の数が減っているかを見ます。空欄が減らないときは、月次の打ち合わせで補助事業の経費を確かめる手順（第3章）が抜けていることが多いです。対象外になった経費の理由は、次の案件の交付決定の直後に事業者へ伝える注意事項に足します。

測り直しの前に、次の点を確かめておきます。

  • 交付決定の直後に、実績報告の期限（完了から 30 日と実施期間の終了日の早いほう）を書き出した
  • 経費ごとに、見積書・発注書・納品書・請求書・振込の記録・写真を 1 列にそろえる一覧を作った
  • 発注書・契約書の日付が、交付決定日より後であることを確かめた
  • 支払いが自社名義の銀行振込であることを確かめた
  • 立て替えの期間の資金と、入金する事業年度の税金の見込みを事業者に伝えた
  • 処分制限財産と、証拠書類の 5 年保存を事業者に伝えた
  • 事業化状況報告に使う数字を、毎年度の決算のあとに集計する段取りを決めた

補助金の決まりは公募回ごとに改訂されます。実績報告の書類と手順は、その回の公募要領と交付規程、事務局の手引きで確認してください。

8. まとめ

  • 補助金は、実績報告を出して交付額が確定したあとの精算払いです。証拠書類がそろわない経費は対象になりません
  • 第23次公募要領の実績報告の期限は、完了から 30 日を経過した日と補助事業実施期間の終了日のいずれか早い日です
  • 交付決定前の発注は対象外、支払いは自社名義の銀行振込、単価 50 万円（税抜）以上は原則 2 者以上の見積もりです
  • 証拠書類は、交付決定の直後から、発注・納品・支払いのたびに経費ごとに 1 列でそろえます
  • 補助金は受け取った事業年度の収入として課税対象です。立て替えの期間の資金と税金の見込みを先に確かめます
  • 事業化状況報告は 5 年間、証拠書類の保存も 5 年間です

参考資料